ELVI
Elektronische Beschaffung an der HNE Eberswalde (HNEE)
Direkten Zugang zum ELVI Portal finden Sie unter folgendem Link: https://elvi3.hnee.de
Das ELVI-System bietet eine webbasierte digitale FunktionsoberflÀche und soll vor allem den Beschaffungsprozess sowie die Eingangsrechnungsbearbeitung vollstÀndig elektronisch abbilden.
Was sind Finanzierungsquellen (FQ)?
Die Hochschule erhĂ€lt vom Land Brandenburg verschiedene Mittel. Diese werden in sogenannte Erst-, Zweit- und Drittmittel differenziert und in kameraler Struktur (Kapitel, Titel, Untertitel) dargestellt. Die zur VerfĂŒgung gestellten Mittel können Zweckbestimmungen, wie bspw. Handlungsfelder und MaĂnahmen, enthalten. GrundsĂ€tzlich wird bei der Bereitstellung der Mittel zwischen Personal-, Sach- und Investitionsmittel unterschieden. Dieses wird anschlieĂend weiter auf die einzelnen Kostenstellen, Drittmittelprojekte oder KostentrĂ€ger aufgeteilt. Im ELVI werden diese Kostenstellen, Drittmittelprojekte oder KostentrĂ€ger mit dem Begriff âFinanzierungsquellenâ zusammengefasst.
Warum benötige ich einen ELVI-Zugang?
Um Bestellungen anlegen, prĂŒfen, freigeben und versenden sowie die zugehörigen Rechnungen prĂŒfen und zur Zahlung freigeben zu können, ist es notwendig, dass BeschĂ€ftigte der HNEE einen ELVI-Zugang erhalten. Entsprechend dem Vieraugenprinzip werden die Aufgaben auf zwei Personen aufgeteilt.
Ein Zugang bzw. die Berechtigung fĂŒr eine Finanzierungsquelle (Kostenstelle, Drittmittelprojekt, KostentrĂ€ger) wird nicht automatisch angelegt. Es ist die Entscheidung der bzw. des FQ-Verantwortlichen, ob die Berechtigung gewĂ€hrt wird. Die Rechte werden nach Antragstellung entsprechend der Bewirtschaftungsrichtlinie i.V.m. dem Rechte- und Rollenkonzept vergeben.
Ein Automatismus erfolgt nur bei bestimmten BeschÀftigungsgruppen der HNEE.
Welche ELVI-Benutzerrechte gibt es?
EinkĂ€ufer sind BeschĂ€ftigte der HNEE welche keine FQ-Verantwortung innehaben. Sie dĂŒrfen VorgĂ€nge und zugehörige Bestellungen anlegen und nach Genehmigung die Bestellungen versenden. Sie prĂŒfen den Wareneingang sowie die Richtigkeit der Rechnung.
FQ-Verantwortliche sind BeschĂ€ftigte der HNEE welche die Verantwortung fĂŒr die Finanzierungsquelle tragen (Bewirtschaftungsbefugnis). Die Verantwortung wird getragen durch die zustĂ€ndige Abteilungsleitung, das Dekanat oder der Projektleitung bzw. deren Vertretungen. Sie entscheiden ĂŒber Bestellungen. Sie geben die Rechnungen zur Zahlung frei.
Details und weitere Rechte werden im Rechte- und Rollenkonzept nÀher dargestellt.
Wie erhalte den ELVI-Zugang?
Um einen Zugang zu erhalten wenden Sie sich an die Abteilung Haushalt und Beschaffung per E-Mail an Haushalt@hnee.de und teilen bitte folgende Angaben mit:
- Vorname und Nachname (ggf. Titel) des*r Antragsteller*in
- Funktion der*s Antragstellers*in
- Nummer der Finanzierungsquelle(n)
- Umfang der gewĂŒnschten Rechte
- ggf. Angabe der*s Vertreters*in
Wie erhalte ich Kenntnis wann der Zugang freigeschaltet wurde?
Nach PrĂŒfung des Antrages durch die Abteilung Haushalt und Beschaffung erhalten Sie per E-Mail ein Antragsformular zugesandt. Das Formular ist zu unterzeichnen durch die bezeichneten Personen und im Original zurĂŒckzusenden. Nach Einrichtung des Zugangs wird dem FQ-Verantwortlichen, der*m Antragsteller*in und ggf. der benannten Vertretung ein Scan per Email ĂŒbersandt.
ELVI Rechte und Rollen
FĂŒr ELVI wurde auĂerdem ein Rechte und Rollenkonzept erarbeitet, diese finden Sie hier.