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Ihr Postfach hat die maximal zulässige Größe überschritten

Wenn Sie vom Systemadministrator fortlaufend eine automatische Email mit dem Betreff "Ihr Postfach hat die maximal zulässige Größe überschritten" erhalten, müssen Sie herausfinden warum das so ist und Maßnahmen dagegen einleiten.

Outlook 2010 bietet im Reiter "Datei" den Menüpunkt "Tools zum Aufräumen".

Aufe einen Blick können Sie den Füllstand erkennen. Hier haben Sie alle wichtigen Aufräumfunktionen zusammengefasst. Sie können sich die Größe aller Ordner anzeigen lassen, nach alten oder zu großen Emails suchen oder die Autoarchivierung anstoßen.

Zum Postfach gehört hauptsächlich der Posteingangs-Ordner mit allen angelegten Unterordnern, aber auch die Ordner "Gesendete Objekte" oder "Kalender" und "Junk-E-Mail".

Suchen Sie z.B. alle Elemente, die größer als 1000 Klibobyte sind. Sortieren Sie die Spalte "Größe" absteigend.

Entweder löschen Sie die großen Emails, die Sie nicht mehr benötigen (unbedingt die UMSCHALT-Taste gedrückt halten, wenn Sie ENTF drücken! - Sonst wird die große Email nicht wirklich gelöscht.) oder Sie entfernen nur den Anhang der Email, behalten aber den Text:

Doppelklicken Sie auf eine große Email. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine Anlage, die Sie nicht mehr benötigen, und wählen "Anlage entfernen". Wenn alle nicht mehr benötigten Anlagen entfernt sind, klicken Sie auf das Diskettensymbol, um die Email zu speichern.

Eine Beschreibung wie Sie ständig die Emailgröße im Blick behalten,  finden Sie hier.